為了規(guī)范畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理，現(xiàn)將2020屆畢業(yè)生的學(xué)籍卡和畢業(yè)生登記表歸檔整理要求通知如下：
1.學(xué)籍卡和畢業(yè)生登記表中的所有內(nèi)容要按要求認(rèn)真填寫(xiě)，學(xué)生簽字、班主任及各部門(mén)的審核意見(jiàn)、蓋章（簽字）要完整。
2.各學(xué)院要對(duì)各班級(jí)的學(xué)籍卡和畢業(yè)生登記表的數(shù)量及填寫(xiě)規(guī)范情況進(jìn)行認(rèn)真初審并填寫(xiě)《學(xué)籍檔案審核意見(jiàn)表》，確認(rèn)無(wú)誤后交教務(wù)處復(fù)核,教務(wù)處復(fù)核無(wú)誤后再進(jìn)行歸檔。
3.2020年辦理結(jié)業(yè)的學(xué)生檔案與畢業(yè)生檔案一起歸檔。
4.畢業(yè)生學(xué)籍檔案的歸檔要求嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定，具體要求如下：
? ?（1）填寫(xiě)“2020年學(xué)籍檔案目錄清單”，格式如下所示
序號(hào)：檔案盒的排列順序
此表格一式三份，一份學(xué)院存檔，一份教務(wù)處存檔，一份黨政辦公室存檔。
（2）填寫(xiě)“歸檔文件目錄”，格式如下所示：
每個(gè)檔案盒內(nèi)裝一份“歸檔文件目錄”，檔案盒內(nèi)的畢業(yè)生登記表和學(xué)籍卡的排列順序必須與此目錄上姓名順序一致。（一個(gè)班級(jí)一個(gè)檔案盒, 按照實(shí)際填寫(xiě)，如學(xué)生只有學(xué)籍卡無(wú)畢業(yè)生登記表，目錄里只填寫(xiě)學(xué)籍卡。）
? ?（3）填寫(xiě)檔案盒側(cè)面標(biāo)簽，格式如下所示：
JX-XJ-1-2020：JX：教學(xué)檔案，XJ：學(xué)籍檔案，1：學(xué)院代號(hào)（1：船舶，2：機(jī)械……，2020：畢業(yè)年份）
（4）填寫(xiě)“檔案材料移交（接收）登記表”，此清單一式兩份，一份學(xué)院存檔，一份黨政辦公室存檔。
（5）檔案盒封面填寫(xiě)內(nèi)容：“學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表”（注意：按照實(shí)際填寫(xiě)）
（6）裝訂要求：每一份畢業(yè)生登記表和學(xué)籍卡的右上角用鉛筆標(biāo)注序號(hào)，序號(hào)對(duì)應(yīng)的學(xué)生姓名與歸檔文件目錄上的責(zé)任者順序一致。
5．請(qǐng)于6月29日之前交于教務(wù)處復(fù)核，7月3日前完成歸檔。
?
?教務(wù)處
2020年6月2日
